E-Rechnung Pflicht: Fristen, Übergangsregeln und was Unternehmen jetzt digitalisieren sollten

Die E-Rechnung Pflicht betrifft praktisch jedes Unternehmen, das an andere Unternehmen liefert oder von ihnen Rechnungen erhält. Mit dem Jahresende 2026 endet die erste große Übergangsfrist. Wer seinen Rechnungseingang jetzt digitalisiert, erfüllt nicht nur die Pflicht, sondern spart bei jeder Rechnung Zeit: beim Erfassen, Prüfen, Freigeben und Ablegen. Dieser Beitrag fasst die Fristen und Regeln zusammen und zeigt, welche Abläufe Sie jetzt angehen sollten. Er ersetzt keine Steuerberatung.

Was die E-Rechnung Pflicht ändert

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom März 2024, das § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) neu gefasst hat. Eine E-Rechnung ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere, also Papier, reine PDF-Dateien, Scans oder Bilddateien, gilt als sonstige Rechnung.

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen an Verbraucher sind nicht erfasst, ebenso wenig Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Innerhalb der Pflicht braucht der Aussteller für eine E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers.

Zeitplan: E-Rechnung ab 2025 und die Übergangsfristen

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Sie betreffen nur den Versand; den Empfang müssen alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 beherrschen.

Für die Grenze von 800.000 Euro zählt der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Sinne des Umsatzsteuergesetzes im vorangegangenen Kalenderjahr. Ob Ihr Unternehmen darunter fällt, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Ihre Planung darauf stützen.

E-Rechnung empfangen: Was seit 2025 gilt

Das Bundesfinanzministerium hat die Regeln in zwei Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 konkretisiert. Die wichtigsten Punkte für den Empfang:

• Alle müssen empfangen können: Die Pflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, auch für Kleinunternehmer.
• Ein E-Mail-Postfach genügt: Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich.
• Kein Anspruch auf Papier: Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann oder will, hat keinen Anspruch auf eine andere Rechnungsform. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat.
• Format und Inhalt prüfen: Hat eine Datei Formatfehler, ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Eine Validierung hilft, ersetzt aber nicht die Pflicht, die Rechnung inhaltlich auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen.

Praktisch heißt das: Eine E-Rechnung ist eine Datei mit strukturierten Daten, die ein Mensch ohne passendes Programm kaum lesen kann. Wer E-Rechnungen empfangen will, braucht also mindestens eine Anzeige in lesbarer Form, eine Prüfung und eine Ablage, die die Originaldatei unverändert aufbewahrt.

Achten Sie nach dem Ende der Übergangsfristen auch auf eingehende Rechnungen: Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung und kommt stattdessen eine sonstige Rechnung, ist diese nach Auffassung der Finanzverwaltung keine ordnungsgemäße Rechnung. Das kann den Vorsteuerabzug gefährden.

Formate: Was als E-Rechnung zählt

Das strukturierte Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein und eine richtige und vollständige Übertragung der Pflichtangaben in ein Format nach dieser Norm oder ein damit interoperables Format erlauben. Konkret unterscheidet die Finanzverwaltung:

• rein strukturierte Formate: Die Rechnung besteht nur aus Daten, meist als XML-Datei.
• hybride Formate: Eine Datei enthält einen strukturierten Teil und einen lesbaren Teil, etwa ein PDF. Maßgeblich ist der strukturierte Teil; der Vorsteuerabzug ist nur aus ihm möglich.
• EDI-Verfahren: Bestehender elektronischer Datenaustausch kann unter Voraussetzungen weiter genutzt werden.

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine Anlage oder ein Link auf ein externes Dokument reicht dafür nicht. Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise dürfen als Anhang beigefügt werden.

Ausnahmen von der E-Rechnung Pflicht

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise sind ebenfalls ausgenommen (§ 34 UStDV).
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen sonstige Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
• Rechnungen an Verbraucher fallen nicht unter die Pflicht.
• Grenzüberschreitende Umsätze sind nicht erfasst, wenn nicht beide Unternehmen im Inland ansässig sind.

Aufbewahrung: acht Jahre, im Originalformat

Umsatzsteuerlich müssen Sie ein- und ausgehende Rechnungen acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG). Bei einer E-Rechnung ist mindestens der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht allein genügt also nicht. Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums bietet es sich außerdem an, den Validierungsbericht zum Nachweis aufzubewahren. Für andere als umsatzsteuerliche Zwecke gelten zusätzlich die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD).

Was Unternehmen jetzt digitalisieren sollten

Die Pflicht ist ein guter Anlass, den gesamten Weg einer Rechnung vom Eingang bis ins Archiv zu überprüfen. Denn auch nach 2028 kommen weiter Papier- und PDF-Rechnungen an, etwa Kleinbetragsrechnungen oder Rechnungen aus dem Ausland. Ein guter Prozess verarbeitet alle Formate auf demselben Weg.

1. Eingang bündeln

Legen Sie eine zentrale Adresse für Rechnungen fest und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. Rechnungen, die an einzelne Mitarbeiter gehen, bleiben liegen oder gehen verloren. Auch Rechnungen aus Lieferantenportalen gehören in denselben Eingang.

2. Automatisch auslesen und prüfen

Bei E-Rechnungen liegen Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung bereits als Daten vor. Sie lassen sich automatisch gegen Bestellung und Lieferschein abgleichen, auf Dubletten prüfen und mit früheren Rechnungen desselben Lieferanten vergleichen. Papier und PDF lassen sich mit Texterkennung und KI auf denselben Stand bringen. Wie das aussehen kann, zeigt die Lösung für Dokumentenmanagement mit KI: Rechnungen werden gelesen, Beträge herausgezogen und Auffälligkeiten markiert.

3. Freigaben digital abbilden

Wer darf welche Rechnung bis zu welchem Betrag freigeben? Diese Regeln stehen in vielen Unternehmen nur in den Köpfen. Digital abgebildet, landen Rechnungen automatisch bei der richtigen Person, mit Erinnerung, Vertretung bei Abwesenheit und einem lückenlosen Nachweis, wer wann was entschieden hat. Genau dafür lassen sich Freigabeprozesse digitalisieren, ohne Ihre bestehenden Systeme zu ersetzen.

4. Übergabe an Buchhaltung und ERP-System

Geprüfte und freigegebene Rechnungen sollten ohne erneutes Abtippen in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System übergehen. Prüfen Sie, welche Schnittstellen Ihre vorhandenen Programme bieten und wo heute noch Daten von Hand übertragen werden.

5. Revisionssicher archivieren

Archivieren Sie die Originaldatei, den Validierungsbericht und den Freigabeverlauf gemeinsam. Legen Sie Zugriffsrechte fest und beschreiben Sie den Ablauf schriftlich, damit er bei einer Prüfung nachvollziehbar ist.

6. Ausgangsrechnungen umstellen

Klären Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm Formate nach EN 16931 erzeugen kann, und sammeln Sie die Rechnungsadressen Ihrer Geschäftskunden. Lag Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro, müssen Sie für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, abgesehen von bestimmten EDI-Verfahren.

Standardsoftware oder eigene Lösung?

Für viele Unternehmen reichen die E-Rechnungsfunktionen ihrer Buchhaltungssoftware aus. Eine eigene Lösung lohnt sich eher, wenn viele Rechnungen eingehen, Freigabeketten über mehrere Standorte oder Kostenstellen laufen oder mehrere Systeme zusammenspielen müssen. Welche Kriterien dabei zählen, beschreibt der Beitrag Individualsoftware oder Standardsoftware?.

Wer Rechnungen mit KI auslesen und prüfen lassen möchte, sollte Datenschutz und Betriebsort früh klären. Hinweise dazu gibt der Leitfaden KI im Mittelstand einführen.

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Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre vorhandenen Programme reichen oder eine Ergänzung sinnvoll ist, hilft eine unabhängige IT-Beratung und Digitalisierungsberatung. Sie ersetzt keine Steuerberatung, klärt aber die technische Seite: Eingang, Prüfung, Freigabe, Schnittstellen und Archiv.

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Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand der Angaben: September 2026. Wie die Regeln für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Häufige Fragen

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Für Umsätze bis Ende 2026 sind Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate noch erlaubt, für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.

Muss ich E-Rechnungen schon jetzt empfangen können?

Ja, die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist, auch für Kleinunternehmer. Für den Empfang per E-Mail reicht ein bestehendes Postfach, ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist laut Bundesfinanzministerium nicht erforderlich. Sie brauchen aber eine Möglichkeit, die strukturierten Daten lesbar anzuzeigen und unverändert aufzubewahren.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, eine reine PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, sondern eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Hybride Formate, bei denen strukturierte Daten in ein PDF eingebettet sind, können die Anforderungen erfüllen.

Welche Ausnahmen gibt es von der E-Rechnungspflicht?

Rechnungen bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) und Fahrausweise dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Rechnungen an Verbraucher und bestimmte steuerfreie Umsätze sind von der Pflicht nicht erfasst.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Umsatzsteuerlich gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG). Bei einer E-Rechnung ist mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Welche weiteren Pflichten für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.