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Kundenportal Self-Service für Kunden, Mieter und Partner

Ein eigenes Kundenportal, in dem jedes Anliegen einen Stand hat

Lassen Sie ein Kundenportal entwickeln, in dem Ihre Kunden, Mieter oder Partner Anliegen melden, Unterlagen abrufen und Termine bestätigen, rund um die Uhr. Jede Meldung wird zum Vorgang mit Nummer und Status, und Ihr Team sieht alles an einer Stelle, statt in Postfächern und Telefonnotizen zu suchen.

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Individuell für Ihre Kunden entwickeltIhr eigenes Portal statt gemieteter Software

KundenportalPrototyp
Prototyp Kundenportal, Self-Service für Kunden, Mieter und Partner, mit Beispieldaten
  • Übersicht
  • Meldungen
  • Dokumente
  • Konto
Prototyp mit Beispieldaten. Probieren Sie ihn aus, es werden keine Daten gespeichert.
24 hbis zur Antwort auf Ihre Anfrage
FixFestes Angebot vor Projektstart
Prototypklickbar, bevor programmiert wird

[ 01 ] Das Problem

Jede Anfrage ein Anruf, jeder Stand eine Rückfrage

Kunden wollen wissen, wie weit ihr Anliegen ist, wo ein Dokument liegt oder wann der Termin stattfindet. Heute fragen sie per Telefon und E-Mail, und jemand in Ihrem Team sucht die Antwort zusammen.

Das kostet auf beiden Seiten Zeit. Meldungen gehen im Postfach unter, Unterlagen werden zum dritten Mal verschickt, und wer im Urlaub ist, nimmt sein Wissen mit. Für den Kunden sieht es so aus, als passiere nichts, auch wenn im Hintergrund längst gearbeitet wird.

  1. Anrufe für jeden Stand

    Viele Rückfragen drehen sich um dieselben Dinge: Wie weit ist es, wann kommt jemand, wo finde ich das Dokument?

  2. Meldungen ohne Nummer

    Ein Anliegen kommt per E-Mail, das nächste am Telefon. Ohne Vorgangsnummer weiß niemand sicher, was erledigt ist und was noch offen.

  3. Unterlagen überall verteilt

    Verträge, Abrechnungen und Protokolle liegen in Postfächern und Ordnern. Wer eine Kopie braucht, muss fragen und warten.

Ein Kundenportal macht den Stand sichtbar. Jede Meldung hat eine Nummer und einen Status, jedes Dokument einen festen Platz.

[ 02 ] So funktioniert es

Vier Schritte von der Meldung bis zum erledigten Vorgang

Das Portal ersetzt nicht das Gespräch, sondern das Hinterhertelefonieren. Beide Seiten sehen denselben Stand.

  1. Anmelden

    Kunden erhalten eine Einladung mit eigenem Zugang und setzen ihr Passwort selbst. Ein vergessenes Passwort lässt sich ohne Anruf per E-Mail zurücksetzen.

  2. Melden

    Ein Anliegen wird mit Kategorie, Ort, Beschreibung und Foto erfasst und bekommt sofort eine Vorgangsnummer. Dringende Fälle lassen sich eigens markieren.

  3. Bearbeiten

    Ihr Team prüft, beauftragt direkt aus dem Vorgang einen Fachbetrieb und schlägt Termine vor. Jeder Schritt erscheint in der Statusleiste des Kunden.

  4. Abschließen

    Der Vorgang wird abgeschlossen, Dokumente landen in der digitalen Akte, und der Kunde wird per Mitteilung und E-Mail informiert. Nachfragen ist nicht nötig.

[ 03 ] Funktionen

Funktionen für Ihr Self-Service-Portal

Jede Funktion entsteht für Ihre Kunden und Ihre Abläufe. Diese Bausteine setzen wir in Portalen dieser Art am häufigsten ein.

[ 04 ] Module

Module für Ihre Kundenportal-Software

Jedes Modul ist für sich abgeschlossen und nutzbar. Sie starten mit dem Kern und ergänzen weitere Bereiche, wenn Ihre Kunden sie brauchen.

  • Zugänge und Rollen
  • Vorgänge mit Status
  • Handwerkerbeauftragung
  • Nachrichten
  • Digitale Akte
  • Interne und sichtbare Dokumente
  • Freigabe mit Unterschrift
  • Termine mit Erinnerung
  • Zählerstände
  • Konto und Bankabgleich
  • Rechnungen
  • Bescheinigungen
  • Aushänge
  • Projektstatus und Meilensteine
  • Vorschau als Kunde
  • Schnittstelle für Automationen und KI

[ 05 ] Einsatz

B2B-Kundenportal, Mieterportal, Partnerportal: für wen es sich lohnt

Überall dort, wo Kunden immer wieder dieselben Fragen stellen und Unterlagen brauchen, die Sie längst haben.

[ 06 ] Anbindung und Sicherheit

Ihr Portal, Ihre Daten, Ihre Schnittstellen

Eine Kundenportal-Software verwaltet persönliche Daten, Verträge und Zahlungen. Deshalb planen wir Anbindung, Rechte und Betrieb von Anfang an gemeinsam mit Ihnen.

Anbindung an Ihre Systeme

  • Branchensoftware und ERP-System Stammdaten, Verträge und Vorgänge lassen sich über Schnittstellen oder regelmäßige Exporte abgleichen.
  • Bankkonto vollautomatischer Abgleich über einen Bankzugang, wo die Bank ihn anbietet, sonst halbautomatisch über den Kontoauszug.
  • Buchhaltung Rechnungen und Zahlungen können als Export für die Steuerberatung bereitgestellt werden.
  • E-Mail und Kalender gebrandete E-Mails bei jeder Änderung, Termine als Kalendereintrag zum Übernehmen.
  • Automationen und KI-Assistenten über eine dokumentierte Schnittstelle lassen sich Status setzen, Vorgänge abfragen und Nachrichten schreiben.

Sicherheit und Datenschutz

  • Betrieb auf Wunsch in Deutschland auf einem Server in Deutschland oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum.
  • Getrennte Daten je Kunde jeder Kunde sieht nur seine eigenen Vorgänge, Dokumente und Zahlungen.
  • Intern bleibt intern für jedes Dokument legen Sie fest, ob der Kunde es sieht.
  • Vorschau als Kunde Ihr Team sieht das Portal genau so, wie der Kunde es sieht, und kann jede Frage nachvollziehen.
  • Ihr Portal statt Miete eigene Software statt eines Abos je Nutzer oder Einheit, erweiterbar nach Ihrem Bedarf.

[ 07 ] Ablauf

So entsteht Ihr Kundenportal

Ein klarer Weg vom ersten Gespräch bis zum laufenden System, mit festem Angebot und Prototyp, bevor programmiert wird.

  1. Erstgespräch

    Sie schildern Ihre Abläufe, wir hören zu und stellen die richtigen Fragen. Danach wissen beide Seiten, welches Problem die Software zuerst lösen soll.

    Antwort innerhalb von 24 Stunden

  2. Konzept und Angebot

    Wir beschreiben Module, Rollen und Schnittstellen und legen Umfang, Zeitplan und Budget gemeinsam und schriftlich fest.

    Festes Angebot vor Projektstart

  3. Prototyp und Entwicklung

    Sie sehen früh einen klickbaren Prototyp mit Ihren Begriffen und begleiten jeden Entwicklungsschritt, bis die Lösung im Alltag trägt.

    Klickbar, bevor programmiert wird

  4. Launch und Betreuung

    Nach dem Start kümmern wir uns um Updates, Sicherheit, Backups und die nächsten Module, wenn Ihr Unternehmen wächst.

    Wartung nach Bedarf

[ 08 ] Häufige Fragen

Fragen zum Kundenportal

Ihre Frage ist nicht dabei?

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.

0211 38731419info@theoneagency.de

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Was ist ein Kundenportal?

Ein Kundenportal ist ein geschützter Bereich im Web, in dem Ihre Kunden Anliegen melden, Unterlagen abrufen, Termine bestätigen und den Stand ihrer Vorgänge sehen. So lassen sich viele Rückfragen per Telefon und E-Mail durch Self-Service ersetzen, rund um die Uhr.

Was ist ein Mieterportal?

Ein Mieterportal ist ein Kundenportal für Hausverwaltungen und Vermieter. Mieter melden Anliegen mit Foto, verfolgen den Stand ihrer Meldung, finden Dokumente und Aushänge und tragen Zählerstände ein, die Verwaltung bearbeitet alles an einem Ort.

Kundenportal entwickeln lassen oder mieten?

Gemietete Portale sind schnell eingerichtet und werden meist je Nutzer oder Einheit und Monat abgerechnet. Ein eigenes Portal kostet am Anfang mehr, passt dafür genau zu Ihren Abläufen und lässt sich frei erweitern und anbinden. Wir sagen Ihnen ehrlich, was in Ihrem Fall sinnvoll ist.

Brauchen unsere Kunden eine App?

Nein. Das Portal läuft im Browser, installiert werden muss nichts. Auf dem Telefon bedient es sich wie eine App, mit einer festen Leiste unten für die wichtigsten Bereiche.

Lässt sich das Portal an unsere bestehende Software anbinden?

Ja. Über Schnittstellen oder regelmäßige Exporte gleicht das Portal Stammdaten, Vorgänge und Zahlungen mit Ihrer Branchensoftware oder Ihrem ERP-System ab. Über eine dokumentierte Schnittstelle können auch Automationen und KI-Assistenten zugreifen, mit Rechten je Rolle.

Wie funktioniert der Abgleich der Zahlungen?

Zahlungseingänge werden anhand von Zahler, Betrag und Verwendungszweck der offenen Forderung zugeordnet. Bietet Ihre Bank einen passenden Zugang an, läuft das vollautomatisch, sonst genügt das Hochladen des Kontoauszugs. Was nicht eindeutig passt, landet in einer Liste und wird per Klick zugeordnet.

Wo laufen unsere Daten?

Auf Wunsch auf einem Server in Deutschland oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Jeder Kunde sieht nur seine eigenen Daten, interne Dokumente und Notizen bleiben für Kunden unsichtbar.

Wie lange dauert die Entwicklung eines Kundenportals?

Das hängt davon ab, welche Bereiche zum Start gebraucht werden und wie viele Systeme angebunden sind. Individuelle Software braucht bei uns typischerweise drei bis sechs Monate, einen klickbaren Prototyp mit Ihren Bereichen sehen Sie deutlich früher. Weitere Module lassen sich nach dem Start ergänzen.

Was kostet ein Kundenportal?

Die Kosten richten sich nach Umfang, Anzahl der Module und Anbindungen an Ihre Systeme. Im Projekt-Kalkulator erhalten Sie in rund drei Minuten eine erste Einschätzung, vor Projektstart ein festes Angebot. Gebühren je Nutzer oder Einheit fallen bei einem eigenen Portal nicht an, nur der Betrieb.

[ 09 ] Passt dazu

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