Firmen OS Das Betriebssystem für Ihr Unternehmen
Unternehmenssoftware für den Mittelstand, die so arbeitet wie Ihr Betrieb
Firmen OS ist individuelle Unternehmenssoftware für den Mittelstand: ein gemeinsamer Datenkern auf Ihrem eigenen Server, auf den Module Schritt für Schritt aufsetzen. Programme, die sich bewährt haben, bleiben und werden angebunden. So wird aus vielen Insellösungen ein System.
Individuell für Ihre Abläufe entwickeltVorhandene Programme bleiben und werden angebunden
- Übersicht: Guten Morgen, das ist der Stand von heute
- Aufträge: Aufträge
- Dokumente: Dokumenten-Gedächtnis
- Team: Team und Einsatz
- Fuhrpark: Fuhrpark live
- Automationen: Automationen
[ 01 ] Das Problem
Viele Programme, viele Listen, und keines weiß vom anderen
Mit jedem Jahr kommt ein Werkzeug dazu: eine Zeiterfassung, ein Ordner auf dem Server, eine Tabelle für den Fuhrpark, eine Nachrichtengruppe für das Team. Jedes funktioniert für sich, zusammen ergeben sie kein Bild.
Im Alltag heißt das: Zahlen werden von Hand zusammengetragen und stehen erst am Monatsende fest. Absprachen laufen über private Handys, Dokumente liegen in Postfächern und Köpfen. Und wer das Unternehmen verlässt, nimmt Wissen mit, das nirgends aufgeschrieben ist.
Jeder Bereich eine Insel
Aufträge im einen Programm, Stunden im anderen, Verträge im Ordner. Den Zusammenhang stellt jemand von Hand in einer Tabelle her.
Zahlen kommen hinterher
Was im Juli passiert ist, steht im August fest. Bis dahin entstehen Entscheidungen aus Erfahrung und Bauchgefühl.
Wissen hängt an Personen
Absprachen in privaten Nachrichtengruppen, Abläufe im Kopf erfahrener Kollegen. Fällt jemand aus, fehlt beides.
Ein Firmen OS ist ein Betriebssystem fürs Unternehmen. Es ersetzt nicht alles auf einmal, sondern verbindet, was da ist, und gibt jeder Zahl einen festen Platz.
[ 02 ] So funktioniert es
Vier Schritte von vielen Insellösungen zum eigenen System
Ein Firmen OS wird nicht auf einen Schlag eingeführt. Es wächst in Schritten, und nach jedem Schritt entscheiden Sie, wie es weitergeht.
Kern aufbauen
Wir richten Server, zentrale Datenbasis, Benutzer, Rollen und Rechte ein. Das Fundament wird einmal gebaut und trägt danach jedes Modul, das dazukommt.
Anbinden
Vorhandene Programme liefern ihre Daten über Schnittstellen oder Exporte. Dazu kommen Postfach, überwachte Ordner, Maschinen und der Upload per Handy.
Module aufsetzen
Wir beginnen mit dem, was sofort im Alltag spürbar ist, meist Reporting oder interne Kommunikation. Jedes weitere Modul nutzt dieselben Daten.
Automatisieren
Wiederkehrende Abläufe folgen Regeln aus Auslöser, Bedingung und Aktion. Freigaben und Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Menschen.
[ 03 ] Funktionen
Was Ihr Firmen OS von Anfang an kann
Das Grundsystem ist kein leeres Gerüst. Diese Bausteine gehören zum Kern und tragen jedes Modul, das später dazukommt.
Ein Datenkern für alles
Aufträge, Stunden, Dokumente und Kennzahlen liegen in einer gemeinsamen Datenbasis. Jede Zahl gibt es nur einmal, und alle Module greifen darauf zu.
Daten kommen von selbst
Per Mail, überwachtem Ordner, Schnittstelle, Maschine oder Upload vom Handy. Niemand pflegt Daten doppelt, die ohnehin schon entstehen.
Dokumenten-Gedächtnis
Lieferscheine, Verträge und Zertifikate werden gelesen, verschlagwortet und durchsuchbar gemacht, auch Scans und Fotos.
Firmen-Assistent
Fragen an den Betrieb stellen und eine Antwort aus den eigenen Daten und Dokumenten bekommen, mit Angabe der Quelle.
Rollen und Rechte
Die Geschäftsführung sieht alles, die Teamleitung ihren Bereich. Jede Ansicht und jede Antwort richtet sich nach der Berechtigung.
Dashboard je Rolle
Die wichtigsten Kennzahlen auf einer Oberfläche, mit Vergleich zur Vorwoche und zum Vorjahr, für jede Rolle passend zusammengestellt.
Automationen ohne Code
Auslöser, Bedingung, Aktion: Regeln lassen sich zusammenklicken, testen und pausieren. So laufen Routinen, ohne dass jemand daran denken muss.
Berichte und Warnungen
Tages-, Wochen- und Monatsbericht zur festen Uhrzeit. Wird eine festgelegte Grenze unterschritten, meldet sich das System von selbst.
Befehlspalette
Ein Tastenkürzel, ein Suchfeld: Aufträge, Personen, Dokumente und Funktionen sind mit wenigen Buchstaben erreicht.
Einfach- und Profi-Ansicht
Wer selten hineinschaut, sieht nur das Wichtigste. Wer täglich damit arbeitet, schaltet alle Werkzeuge frei, pro Person gespeichert.
Anbinden statt ersetzen
Zeiterfassung, Buchhaltung und Branchenprogramme bleiben. Wo es eine Schnittstelle gibt, nutzen wir sie, sonst lesen wir Exporte automatisch ein.
Auf Ihrem eigenen Server
Daten und Dokumente bleiben Ihr Eigentum, auf Wunsch auf einem Server in Deutschland oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum.
[ 04 ] Module
Module für Ihre individuelle Unternehmenssoftware
Datenkern und Dokumenten-Gedächtnis bilden das Fundament. Alle weiteren Module setzen darauf auf, in der Reihenfolge, die zu Ihrem Unternehmen passt.
- Datenkern
- Dokumenten-Gedächtnis
- Anfrage-Sortierung
- Reporting
- Interner Chat
- Zeiterfassung anbinden
- Fuhrpark-Karte
- Digitales Onboarding
- Prognosen
- Automationen
- Kundenportal
- Rechnungen
- CEO Bot
- Schnittstellen
[ 05 ] Einsatz
Für welche Mittelständler sich eigene Unternehmenssoftware lohnt
Überall dort, wo mehrere Programme, Standorte und Teams zusammenspielen und Standardsoftware nur einen Teil abdeckt.
Produktion und Handwerk
Aufträge, Material, Stunden und Maschinenwerte in einem System, statt verteilt auf Programme, Zettel und Tabellen.
Logistik und Fuhrpark
Fahrzeuge auf der Karte, Ankunftszeiten für die Verladung und eine Fahrzeugakte mit Kosten, Wartung und Prüfterminen.
Viele Mitarbeiter, auch saisonal
Keine Lizenz pro Kopf: Onboarding, Unterlagen und Kommunikation für feste und wechselnde Kräfte auf einer Plattform.
Mehrere Standorte
Eine Datenbasis für alle Standorte, mit Vergleich auf einen Blick und Rechten je Standort und Bereich.
Dienstleister mit vielen Aufträgen
Anfragen sortieren, Aufträge verfolgen und Kunden über ein Portal auf dem Laufenden halten, ohne E-Mail-Pingpong.
Handel und Großhandel
Bestellungen, Reklamationen und Lieferungen laufen zusammen, und jede Anfrage landet bei der richtigen Person.
[ 06 ] Anbindung und Sicherheit
Ihre Programme bleiben, Ihre Daten kommen zusammen: die Alternative zum großen ERP-Wechsel
Das System lebt davon, dass Daten ohne Zusatzarbeit hineinkommen. Deshalb planen wir jeden Eingangsweg und jede Schnittstelle gemeinsam mit Ihnen.
Wie die Daten hereinkommen
- E-Mail-Eingang eine eigene Adresse, über die Lieferscheine, Rechnungen und Zertifikate eingelesen und abgelegt werden.
- Überwachte Ordner was auf dem Netzlaufwerk landet, kommt ins System, ohne dass jemand umlernen muss.
- Bestehende Programme Zeiterfassung, Buchhaltung, ERP-System und Projektverwaltung liefern über Schnittstellen oder Exporte.
- Maschinen und Geräte Waagen, Zähler und Ortungsgeräte schreiben ihre Werte direkt in die Datenbasis, sobald sie Daten liefern.
- Upload per Handy für alles andere: Foto oder Datei hochladen, auch unterwegs und direkt vom Einsatzort.
Sicherheit und Datenschutz
- Betrieb auf Wunsch in Deutschland auf einem Server in Deutschland oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum.
- Ihre Daten, Ihr Eigentum Daten, Dokumente und Auswertungen liegen in Ihrer eigenen Datenbasis.
- Rollen und Rechte jede Person sieht nur Bereiche, Zahlen und Dokumente, für die sie berechtigt ist.
- Nachvollziehbar Änderungen und Zugriffe werden protokolliert, mit Zeitpunkt und Person.
- Sicherung und Updates Sicherungen, Überwachung und Sicherheits-Updates sind Teil des laufenden Betriebs.
[ 07 ] Ablauf
So entsteht Ihr Firmen OS
Ein klarer Weg vom ersten Gespräch bis zum laufenden System, mit festem Angebot und Prototyp, bevor programmiert wird.
Erstgespräch
Sie schildern Ihre Abläufe, wir hören zu und stellen die richtigen Fragen. Danach wissen beide Seiten, welches Problem die Software zuerst lösen soll.
Antwort innerhalb von 24 StundenKonzept und Angebot
Wir beschreiben Module, Rollen und Schnittstellen und legen Umfang, Zeitplan und Budget gemeinsam und schriftlich fest.
Festes Angebot vor ProjektstartPrototyp und Entwicklung
Sie sehen früh einen klickbaren Prototyp mit Ihren Begriffen und begleiten jeden Entwicklungsschritt, bis die Lösung im Alltag trägt.
Klickbar, bevor programmiert wirdLaunch und Betreuung
Nach dem Start kümmern wir uns um Updates, Sicherheit, Backups und die nächsten Module, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Wartung nach Bedarf
[ 08 ] Häufige Fragen
Fragen zur Unternehmenssoftware für den Mittelstand
Ihre Frage ist nicht dabei?
Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.
0211 38731419info@theoneagency.de
Projekt kalkulierenWas ist ein Firmen OS?
Ein Firmen OS ist individuelle Unternehmenssoftware, die wie ein Betriebssystem für Ihr Unternehmen arbeitet. Ein gemeinsamer Datenkern führt Aufträge, Dokumente, Zeiten und Kennzahlen zusammen, Module für Reporting, Kommunikation oder Fuhrpark setzen darauf auf. Vorhandene Programme werden angebunden, statt ersetzt.
Was ist ein ERP-System, und ist ein Firmen OS eine Alternative?
Ein ERP-System ist eine Standardsoftware, die kaufmännische Abläufe wie Einkauf, Lager und Buchhaltung abbildet. Für viele mittelständische Unternehmen ist ein Firmen OS eine Alternative: Ein ERP-System zwingt Abläufe oft in ein festes Schema, ein Firmen OS wird um Ihre Abläufe herum gebaut. Wo ein ERP-System gut funktioniert, binden wir es an und nutzen seine Daten, statt es abzulösen.
Müssen wir unsere bisherigen Programme ablösen?
Nein. Zeiterfassung, Buchhaltung und Branchenprogramme bleiben, wo sie sich bewährt haben. Wir holen die Daten über Schnittstellen oder automatisch eingelesene Exporte heraus und führen sie im Datenkern zusammen.
Standardsoftware oder eigenes System, was passt besser?
Standardsoftware ist schnell eingerichtet, passt aber selten genau, und Lizenzen pro Kopf werden mit jedem neuen Mitarbeiter teurer. Ein eigenes System kostet am Anfang mehr, arbeitet dafür nach Ihren Abläufen und läuft über eine monatliche Betriebspauschale statt über Gebühren pro Person. Wir sagen Ihnen ehrlich, was in Ihrem Fall sinnvoll ist.
Wo laufen unsere Daten?
Auf Wunsch auf einem Server in Deutschland oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Für den Firmen-Assistenten lässt sich ein lokales KI-Modell einsetzen, sodass sensible Inhalte Ihr Haus nicht verlassen.
Müssen wir alle Module auf einmal einführen?
Nein, davon raten wir sogar ab. Sinnvoll ist ein Start mit dem Grundsystem und ein bis zwei Modulen, die sofort im Alltag genutzt werden. Weitere Module kommen dazu, wenn Sie sie brauchen, und gehen schneller, weil Fundament und Daten schon da sind.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt von der Zahl der Module und Schnittstellen ab. Individuelle Software braucht bei uns typischerweise drei bis sechs Monate, einen klickbaren Prototyp mit Ihren Begriffen sehen Sie deutlich früher. Weitere Module folgen danach in Ihrem Tempo.
Was kostet eigene Unternehmenssoftware?
Die Kosten für eigene Unternehmenssoftware richten sich nach Grundsystem, Anzahl der Module und Schnittstellen sowie der Betriebsform. Im Projekt-Kalkulator erhalten Sie in rund drei Minuten eine erste Einschätzung, vor Projektstart ein festes Angebot.
[ 09 ] Passt dazu
Weitere Softwarelösungen
Viele Unternehmen kombinieren mehrere Bausteine. Alles greift ineinander, weil es aus einer Hand kommt.
Alle Softwarelösungen und ProjektbeispieleKI-Beratung und KI-Automatisierung
Projekt-Kalkulator Rund drei Minuten
Welche Insel würde Ihr Firmen OS zuerst verbinden?
Beschreiben Sie Ihr Vorhaben im Projekt-Kalkulator. Unverbindlich und ohne Konto, Antwort innerhalb von 24 Stunden.